Automatyzacja procesów biznesowych z systemami Marketing Automation

SALESmanago, Hubspot, Marketo, Pardot i wiele innych narzędzi klasy Marketing Automation kojarzy się głównie z automatyzacją procesów marketingowych i sprzedażowych realizowanych pomiędzy firmą i klientem. Tymczasem coraz więcej firm zyskuje na wykorzystaniu Marketing Automation do automatyzacji pozostałych wewnętrznych i zewnętrznych procesów biznesowych.  Takie wdrożenia pozwalają zwiększyć wydajność firmy  i ograniczyć koszty codziennych działań.

Głównym działaniem SALESmanago Marketing Automation jest identyfikacji oraz monitorowanie zachowania osób odwiedzających stronę WWW firmy. Następnie na podstawie tak zbieranych informacji (dane behawioralne) system automatycznie dopasowuje najlepszą ofertę i moment jej przesłania do potrzeb konkretnej osoby. W ten sposób reagując na zachowanie indywidualnych użytkowników dopasowujemy komunikację bezpośrednio do ich konkretnych oczekiwań. Większość firm wykorzystuje Marketing Automation głównie do idealnie spersonalizowanych i dopasowanych działań marketingowych i sprzedażowych. Jednocześnie coraz częściej mówi się o automatyzacji procesów biznesowych.

BPA – Business Process Automation, zgodnie z definicją jest to zarządzanie danymi, komunikatami i procesami biznesowymi z wykorzystaniem technologii, w celu ograniczenia kosztów.

Korzyści z automatyzacji procesów biznesowych

Jednym z najważniejszych czynników sprawiających, że firm adoptują rozwiązania Marketing Automation do automatyzacji procesów biznesowych, są koszty prowadzenia działalności wynikające z niedostatecznie dobrej organizacji i klasycznego podejścia do zarządzania biurem.

Redukacja kosztów ręcznego realizowania procesów

Integracja Marketing Automation i CRM pozwala na znaczne ograniczenie obiegu dokumentów drukowanych wewnątrz firmy, na rzecz dokumentów cyfrowych, które automatycznie są udostępniane odpowiednim osobom wewnątrz firmy. Ułatwia to pracę firmy, ponieważ dane są dużo łatwiej dostępne i przede wszystkim uporządkowane oraz spójne. Cała firma zaczyna pracować na jednej bazie danych, dzięki czemu ich działania opierają się na tych samych podstawach. Pracownicy nie tracą czasu na poszukiwanie informacji i ręczne ich udostępnianie, a mogą skupić się na własnych kluczowych zadaniach. Statystycznie wdrożenie Marketing Automation sprawia, że sprzedawcy poświęcają 20% więcej czasu na samą sprzedaż, między innymi dzięki zautomatyzowaniu procesu zarządzania i przekazywania kontaktów wewnątrz firmy. Firmy w Wielkiej Brytanii tracą rocznie około 430 milionów dolarów na poszukiwanie zagubionych lub trudnych do odnalezienia dokumentów. Natomiast w USA, przeciętny urzędnik państwowy spędza 38 godzin rocznie poświęca na poszukiwanie zapodzianych dokumentów. Nie dziwi więc, że rozwiązania sprawiające, że wszystko jest na swoim miejscu, łatwo dostępne online i automatycznie zarządzane, są tak miło przyjmowane.

Wzrost produktywności i oszczędności

Automatyzacja procesów biznesowych sprawia, że rośnie produktywność firmy i spadają koszta działania. Poniżej kilka statystyk od firm, które wdrożyły BPA:

1. R.J Reynolds – automatyzacja płatności za konto

• 53% niższe koszta obsługi faktur;
• 16% wyższe wartości transakcji.

2. Frito Lay – automatyzacja procesów zakupowych

• Oszczędność od 30 000 do 50 000 roboczogodzin w skali roku;
• 10% redukacja kosztów związanych z centrami dystrybucji.

3. Cisco Systems – automatyzacja CRM

• Redukcja 75 000 zbędnych połączeń telefonicznych miesięcznie;
• Oszczędność na poziomie 270 milionów dolarów rocznie na kosztach operacyjnych.

4. Emerson – automatyzacja internetowych zamówień

• Uzyskanie ponad 500 milinów $ oszczędności w ciągu 4 lat;
• Konsolidacja procesów sprzedażowych i zakupowych 60 dywizji firmy.

Czego potrzebujemy, aby skutecznie zrealizować automatyzację procesów biznesowych?

1. Menadżer wdrożenia

Każda realna zmiana w firmie wymaga silnego lidera. Potrzeba osoby na wysokim stanowisku, która będzie w stanie poprowadzić oraz nadzorować zmianę.

2. Specjalisty zafascynowanego technologią

W każdej firmie jest ktoś pozytywnie zakręcony technologią. Do pozytywnego wdrożenie automatyzacji procesów biznesowych będziemy potrzebować takiej osoby. Jego zdolność do „technologicznego” myślenia, rozwiązywania problemów i realizowania działań napędzie pozytywnie automatyzację.

3. Klienci lub partnerzy z wdrożoną automatyzacją

Mówi się, że z kim przestajesz takim się stajesz. Jak to  często bywa, w każdym powiedzeniu jest trochę prawdy, a to powyżej wydaje się być całkiem prawdziwe. Po pierwsze jeśli ktoś z naszego otoczenia biznesowego zacznie automatyzować swoje procesy biznesowe to będzie to dla nas impulsem do działania. Po drugie firmy, które same zautomatyzowały swoje działania chętniej współpracują z firmami działającymi podobnie. Taka sytuacja sprawi, że również nasza praca nabierze większego pędu.

4. Jasna strategia i cele

Pracę nad wdrożeniem powinniśmy zacząć od wytyczenia celów, które chcemy osiągnąć oraz strategii ich osiągania. Jeśli będziemy dokładnie wiedzieć co chcemy uzyskać i w jaki sposób, to dużo łatwiej będzie zaplanować i wprowadzić automatyzacje.

Podsumowanie

Automatyzacja procesów biznesowych podobnie jak automatyzacja procesów marketingowych i sprzedażowych pozwala uzyskać większą wydajność i ich efektywność. Głównie dzięki temu, że ciężar manualnych i często mechanicznych działań przenoszony jest na systemy. Ograniczamy liczbę  błędów wynikających z ludzkich pomyłem, a z drugiej strony zyskujemy więcej czasu na optymalizację procesów realizowanych w firmie.