Jak poprawnie wprowadzać zgody w kontekście RODO? Sprawdź nowe funkcje w SALESmanago

Umowy z prywatnymi odbiorcami, osoby zapisane na newsletter, dane pracowników czy bazy mailingowe naszego sklepu. To wszystko podlega ochronie. Przed RODO nie uchroni się nikt.

RODO lub GDPR to rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Stosuje się je do przetwarzania danych osobowych, definiowanych jako jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych. Pod rozporządzenie RODO podlega każdy przedsiębiorca prowadzący działalność na terenie Unii Europejskiej. Może to być działalność w jakiejkolwiek formie prawnej: spółka, jednoosobowa działalność gospodarcza, czy nawet oddział w Unii Europejskiej przedsiębiorcy mającego siedzibę poza Unią. Aby działać zgodnie z prawem unijnym i krajowym wymagane jest posiadanie udokumentowanych zgód na przetwarzanie danych osobowych.

Warunki wyrażenia zgody według RODO:

1.Możliwość wycofania zgody

RODO wprowadza obowiązek poinformowania o możliwości wycofania takiej zgody (funkcja “zapomnij mnie”), jak również o tym że  wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Jeśli administrator chce pozyskać zgody, powinien już na samym początku przewidzieć mechanizm ich wycofania – zastanowić się jak będzie można ją odwołać. Wycofanie tej zgody powinno być tak samo proste jak jej wyrażenie.

2. Dobrowolność

RODO stawia ogromny nacisk na dobrowolność wyrażonej zgody – oceniana jest ona w kontekście sytuacyjnym. Oznacza to, że jako punkt wyjścia należy przyjąć że jeśli odmowa udzielania zgody wywoła negatywne konsekwencje dla odmawiającej osoby, wówczas zgoda nie będzie dobrowolna.

3.Zapytanie o zgodę

Zapytanie o zgodę musi być zwięzłe, a jeśli odbywa się ono w formie elektronicznej, nie może zakłócać niepotrzebnie korzystania z usługi. Pytanie te, nie mogą być uciążliwe dla osób do których są kierowane. Zgoda nie może mieć charakteru abstrakcyjnego, osoba wyrażająca zgodę musi zrozumieć istotę zgody, jej cel i skutki, musi więc posiadać pełne rozeznanie, konkretnie przez kogo i w jakim celu jej dane będą przetwarzane.

Jakie informacje zawierają zgody?

W treści takiej zgody pojawia się zazwyczaj formuła, która zawiera informację o możliwości jej wycofania, wykonywaniu działań wobec użytkownika (na przykład przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną) czy zawierającą informację do jakich celów będą wykorzystywane te dane – np. profilowanie.

Jak mogę pozyskiwać zgody na przetwarzanie danych?

Są na to dwa sposoby; poprzez formularze kontaktowe i API. Korzystając z formularzy zgody możesz pozyskiwać za pomocą formularzy systemowych, które dołączasz w pop-upach. W praktyce oznacza to dla Ciebie dodanie małego checkboxu z formułą zgody.

Jeśli chcesz dodać zgodę poprzez API, wystarczy że za pomocą contact/upsert dodasz informacje o kontaktach. Możesz również przesłać informację o wyrażeniu zgody przez kontakt dodając formułę – ważne jest, by była ona stworzona w systemie.

Tworzenie zgody w SALESmanago

Samo tworzenie zgody jest bardzo proste i intuicyjne. Przejdź do zakładki Ustawienia => Inne => Lista zgód. To właśnie tam stworzysz zgody, które później będa zapisywać się na liście. Pamiętaj, że nie możesz usunąć ani zmienić jej nazwy – jedynie zmienić jej treść.

[1] Dodaj nową zgodę – tu możesz dodać nową zgodę

[2] – gdy utworzysz zgodę, pojawi się ona na liście. Każda stworzona zgoda w systemie posiada historię zmian, która rozwinie się po naciśnięciu strzałki zaznaczonej na powyższej ilustracji.

Dodawanie zgody

W dodawaniu nowej zgody, możesz wprowadzić pierwsze ustawienia: [1] Nazwa – wprowadź nazwę zgody. Raz ustawiona nazwa nie może zostać zmieniona. Nazwa zgody może składać się tylko z liter (a-z), cyfr (0-9) i podkreślników ( _ ). [2] Treść zgody – wprowadź treść zgody. Dzięki możliwości edycji zgody możesz później aktualizować jej treść. Możesz formatować czcionkę, a także dodawać podlinkowania.
Klikając w ikonkę zapisz, zapiszesz zgodę w systemie. 

Edytowanie zgody

Wybierz konkretną zgodę na liście i naciśnij strzałkę po prawej stronie, która rozwinie historię zmian zgody.

[1] Aktualizuj – naciśnij przycisk, by edytować treść zgody. Najaktualniejsza treść zgody znajduje się na pierwszej pozycji.

Przykład zastosowania: Początkowo chcesz tylko stworzyć zgodę na przetwarzanie danych osobowych klienta, np. „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych”. Jeśli chcesz ja wyedytować, możesz później sprawdzić historię zmian jej zmian wraz z datą modyfikacji – np. „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celu badania moich preferencji”.

Jak dodać zgodę do formularza?

Przejdź do zakładki Pozyskuj kontakty => Pozyskaj kontakty => Pop-up / Exit pop-up => Stwórz = > Express. Po wybraniu typu formularza, w drugim kroku możesz wybrać pola, które będą pojawiać się w formularzu.

Po kliknięciu [ + ] Dodaj nowe pole z rozwijanej listy wybierz Zgodę z listy zgód, po czym zatwierdź swój wybór. Następnie przejdź do ustawień, klikając ikonę ołówka widniejącą po prawej stronie etykiety z nazwą dodanego właśnie przez Ciebie pola.

[1] Zgoda – z rozwijanej listy wybierz zgodę, którą chcesz zamieścić w formularzu. Jeśli nie możesz wybrać z listy żadnej zgody, ponieważ nie stworzyłeś żadnej do tej pory, naciśnij przycisk [5] Dodaj nową zgodę.

[2] Treść zgody – po wybraniu konkretnej zgody w polu wyświetli się jej treść. Za pomocą selektora kolorów znajdującego się po prawej stronie pola tekstowego możesz zmienić kolor czcionki.

[3] Wyświetl zgodę jako pole z wyborem (checkbox) – zgoda będzie wyświetlała się na formularzu jako pole do zaznaczenia.

[4] Pole wymagane – zaznacz opcję, jeśli chcesz, żeby zaznaczenie zgody było wymagane, by przesłać formularz.

[5] Dodaj nową zgodę – wybierz w przypadku, kiedy chcesz stworzyć zgodę od nowa.

Po wprowadzeniu wszystkich ustawień, kliknij przycisk Zapisz.

Do jakich formularzy mogę dodać zgodę?

Każda zgoda stworzona bezpośrednio w kreatorach jest zapisywana na liście zgód, która znajduje się na platformie w zakładce Ustawienia => Inne => Lista zgód.

Zgodę można dodać do następujących formularzy:

Pop-up (Ekspres i Zaawansowany), Formularz (Ekspres i Zaawansowany), Landing page, Sidebar, Live Chat.

Gdzie mogę znaleźć zgody?

Można je znaleźć w dwóch miejscach – na karcie kontaktu i na liście zgód.

Informacja o tym, że kontakt potwierdził lub nie potwierdził zgody przesłanej w formularzu widnieje na karcie kontaktu. Informacje zaprezentowane są w postaci listy, zawierające wszystkie zgody, które były wysłane do kontaktu. Taka lista może posłużyć za dokumentację, dzięki której wykażesz, że Twoje działania wobec danego kontaktu są zgodne z prawem, a użytkownik jest świadomy tego, jakie czynności są wobec niego są wykonywane.

[1] Nazwa zgody – nazwa zgody, którą została przesłana w formularzu do użytkownika.

[2] Status zgody – zielona kropka widnieje przy zgodach, które zostały potwierdzone; pomarańczowa kropka oznacza zgodę, która nie została potwierdzona.

[3] Data potwierdzenia – data, kiedy kontakt wyraził zgodę.

[4] Treść zgody

Kolejnym miejscem jest lista zgód. Są na niej zapisane wszystkie zgody jakie były utworzone przez Ciebie w systemie. Każda ze zgód może zostać przez Ciebie zaktualizowana o nową treść – pamiętaj, że w każdym momencie masz możliwość sprawdzenia historii zmian wprowadzonych w zgodzie.