Udzielanie negatywnego feedbacku: 8 kluczowych porad dla Managerów (ale nie tylko :)

Udzielenie negatywnego feedbacku, może być nie lada wyzwaniem zarówno dla pracownika jak i pracodawcy. Zebraliśmy najważniejsze rady w jeden, zwięzły poradnik, pozwalający ci opanować tę sztukę na mistrzowskim poziomie.

Nie pierwszy raz i nie ostatni

Kto nigdy nie miał łez w oczach po otrzymaniu negatywnego feedbacku od swojego pracodawcy, niech pierwszy rzuci kamieniem. Prawda jest taka, że niekonstruktywna krytyka na temat wykonanej pracy jest nieprzyjemna, niezbyt pomocna i nie przyjmowana przez pracownika najlepiej, co rzutuje później na jego pracę. Po drugiej stronie tej barykady stoi pracodawca, dla którego dostarczenie takiej przykrej wiadomości może być równie ciężkie. 

Czy oznacza to, że kiedy masz w zamiarze zwrócić komuś uwagę w ramach jego pracy i nie przewidujesz, że będzie ona przyjemna, nie powinieneś robić tego wcale? Nic z tych rzeczy! 65% pracowników chce dostawać miarodajny feedback o swojej pracy. Rozwijamy ten temat nieco bardziej, poprzez 8 relatywnie prostych trików usprawniających udzielanie negatywnego feedbacku.

Nie bądź w gorącej wodzie kąpany

Każdy przez to przechodził – ktoś nie wykonał zleconego mu zadania, a ty z tego powodu wpadasz w szał, chcąc wykrzyczeć światu, jak bardzo zły jesteś na tę osobę. Naprawdę, nie chcesz krytykować swoich pracowników kiedy jesteś wściekły czy zły. Jeżeli widzisz, że sytuacja jest napięta, lepiej poczekaj do następnego dnia i podejdź do problemu ze świeżym umysłem. Prawdą jest, że dawanie feedbacku ma największy sens w momencie, kiedy dana sytuacja ma miejsce, ale czasem gdy atmosfera jest gorąca, nie zaszkodzi poczekać.

Konstruktywny, nie krytyczny

Dobór słów ma wpływ na to jak cenna może być twoja opinia. Kluczem do dostarczania negatywnego feedbacku jest skupienie się na poprawie zachowania pracownika i na tym, że podobna sytuacja nie będzie miała już więcej miejsca. Skup się zatem bardziej na konkretnej sytuacji, która faktycznie wystąpiła, wyróżnij problemy i sposób, w jaki wspólnie możesz je z pracownikiem rozwiązać, ale nie krytykuj jego ogólnych kompetencji. W końcu chyba nie chcesz doprowadzić do załamania nerwowego, a jeśli już, to upewnij się, że chusteczki higieniczne masz pod ręką.

W cztery oczy

Pod żadnym pozorem, nie pozwól, żeby ktoś oprócz osoby zainteresowanej słyszał waszą rozmowę. Twoja opinia na temat czyjejś pracy, jest przeznaczona tylko i wyłącznie dla jego uszu. Pozwalając informacji przedostać się poza ściany biura, zostanie odebrane jako bardzo niefajnie zagranie, dlatego ustal spotkanie w odosobnionej salce, ustaw meeting lub rozmowę online i porozmawiajcie w cztery oczy.

Bądź konkretny

Nie owijaj w bawełnę, dobry feedback jest konkretny. Nie generalizuj, nie mów rzeczy w stylu: „Za każdym razem robisz coś źle”. Zamiast tego, spróbuj skonkretyzować działania pracownika, które ci nie odpowiadają i uporządkuj je w formie listy. Wskazanie konkretnych błędów z od razu zaproponowanym rozwiązaniem, zaskutkuje lepszym zrozumieniem problemu i prawdopodobną jego eliminacją w przyszłości.

Najpierw słuchaj, później mów

Weź pod uwagę, że osoba odpowiedzialna za fuckup ma coś do powiedzenia na temat zaistniałej sytuacji. Wysłuchaj jej i upewnij się, że zebrałeś wszystkie ważne informacje przed rozpoczęciem działań. Postaraj się postawić w sytuacji pracownika i wysłuchaj jego problemów, wyzwań przed jakimi staje, a nawet strachów związanych z wykonywanymi zadaniami. Okazując swoją empatię i chęć pomocy, pracownicy prawdopodobnie będą bardziej otwarci na krytykę.

Nie zakładaj nic z góry

Ta zasada jest bardzo prosta, a na dodatek ściśle powiązana z poprzednią. Nie zakładaj sobie nic w głowie przed rozmową z pracownikiem. Nie wypytuj najpierw innych, nie oceniaj – to może tylko pogorszyć sytuację.

Komuś kanapkę?

Nikt nie jest całkowicie dobry lub całkowicie zły. Nawet jeżeli wychodzisz z zamiarem dostarczenia czysto negatywnego feedbacku, może postaraj się go nieco wypośrodkować. Słyszałeś kiedyś o Feedbackowej Kanapce? Nie, nie jest to najnowsza propozycja SubWay’a, tylko strategia porównująca rozmowę z pracownikiem do struktury kanapki. Górna część bułki stanowiłaby w tym wypadku zapewnienie pozytywne, coś w stylu: „Wiem, że robiłeś wszystko, co mogłeś i bardzo się starałeś”. Następnie przejdź do wypełnienia kanapki, na które czas przychodzi po magicznym słowie “ALE…” *tu wstaw konstruktywną krytykę*, a następnie skup się  na spodzie bułki, którą będzie kolejna pozytywna wstawka. Łatwo i przyjemnie!

Bądź konsekwentny

Pamiętaj o zachowaniu ciągłości feedbacków i nie pozwól się im spiętrzać. Dzięki regularnym interakcjom z odbiorcą unikniesz długich i niespodziewanych rozmów. Zaplanuj cotygodniowe spotkania, aby być w stałym kontakcie z pracownikami.

Podsumowanie

To wszystko! Teraz wiesz dokładnie co robić, a czego nie podczas dostarczania feedbacku. Najważniejszym jest, żeby szanować swoich pracowników i nawet jeżeli komuś powinie się noga, powinieneś znieść to z godnością. Oczywiście, wszyscy pracodawcy to ludzie (tak podejrzewam) i odrobina złości zdecydowanie nie jest nieunikniona, ale postaraj się trzymać nerwy na wodzy i zachować profesjonalizm. Wpłynie to nie tylko na lepszą wydajność w pracy, ale też na dobre relacje z pracownikami.

marketing automation

marketing automation