Sekrety mistrzów prezentacji. Kompletny poradnik + darmowe programy

Prezentacje są nieodłączną częścią życia każdego marketera. Dobrze przygotowane  – hipnotyzują naszych słuchaczy i przekładają się na sprzedaż. Słabe nudzą, męczą i sprawiają, że jedyne, z czym odbiorcom kojarzy się nasz produkt, to pragnienie ucieczki. Każdy może nauczyć się świetnie je wygłaszać. Podpowiadamy, jak.

2 typy prezentacji

Czym innym jest prezentacja, która towarzyszy Twoim słowom (np. na konferencji czy podczas spotkania z klientem), a czym innym prezentacja samodzielna (np. taka, którą potem wrzucisz na stronę czy SlideShare). Nazwijmy je umownie prezentacją towarzyszącą i prezentacją samodzielną. Ta pierwsza jest tłem dla Twoich słów i Twojej osobowości. Ta druga przypomina raczej ebooka – jest nośnikiem właściwej treści. jej przyjrzymy się teraz bliżej.

Prezentacja samodzielna

Jest po prostu alternatywną dla bloga czy ebooka formą przedstawienia wiedzy. Charakteryzuje się dużą ilością wypunktować, wykresów, statystyk, liczb. Informacje mają być maksymalnie czytelne i skoncentrowane – ma nam starczyć jeden rzut oka na slajd, by złapać, w czym rzecz. W tym sensie tworzenie prezentacji samodzielnych przypomina tworzenie infografik.

Służy jako alternatywny nośnik treści (np. gdy chcemy zgłębić temat za szeroki na post na bloga, ale i za wąski na ebooka) i jest świetną bazą dla prezentacji towarzyszących.

Prezentacja towarzysząca

Jest niesamodzielna i towarzyszy Twojemu wystąpieniu. Sama, wrzucona na SlideShare, pozostaje niezrozumiała.

Kiedy wygłaszasz prezentację, potrzebujesz do niej TYLKO slajdów towarzyszących. Maja one stanowić tło dla Twojej wypowiedzi, zawierać najważniejsze informacje, liczby czy wykresy.

Jak zaplanować prezentację?

Celem prezentacji jest zaangażowanie odbiorców.  Miernikiem Twojego sukcesu są pytania, które dostajesz po wystąpieniu. Ta idea powinna przyświecać Ci na każdym etapie pracy.

1. Zacznij od zadania pytania:
   1. „W jaki sposób mój odbiorca może się do tego odnieść?”
   2. „W jaki sposób mój produkt może pomóc tym osobom?”
   3. Weź pod uwagę profil Twoich odbiorców (np. co innego zainteresuje przedsiębiorców, którym chcesz sprzedać produkt, a co innego dziennikarzy na konferencji prasowej.
2. Zawrzyj dużo przykładów, konkretnych zastosowań – najlepiej z okolic zainteresowania Twoich słuchaczy. Konkretne przykłady pozwalają lepiej zrozumieć zagadnienie.
3. Liczby i wykresy: złapiemy jej szybciej niż tekst.
4. Użyj nawiązań do dzieł sztuki, popkultury, reklamy czy piosenki. Przez nieoczekiwanie skojarzenie (kto spodziewa się cytatu z piosenki Shakiry na konferencji o armaturze? ) wybijesz słuchaczy z monotonnego rytmu, odprężysz ich, rozbawisz, a dzięki temu lepiej Cię zapamiętają.
5. Stwórz jasna mapę prezentacji: o czym po kolei będziesz mówić. Punkty muszą być precyzyjnie sforułowane i wynikać z siebie logicznie.
6. Zawartośc slajdów a Twoje przemówienie to nie to samo. Rzutnik nie jest twoim prompterem, z którego czytasz i ewentualnie dodajesz coś od siebie.
7. Skup się na 3 pomysłach/ ideach/ rozwiązaniach. Więcej może się okazać zbyt dużą ilośćią dla Twoich odbiorców.

Jak stworzyć slajdy?

Legendarne prezentacje? Oczywiście Steve Jobs. Sugestywne zdjęcie + minimum tekstu.

1. Less is more: dotyczy szczególnie tekstu! Seth Godin mówi: max. 6 słów/ slajd. Radykalnie? Spróbuj!
2. Poza cytatami nie zamieszczaj całych zdań – postaw na pojedyncze słowa – hasła, równoważniki zdań.
3. Postaw na prostotę: przyjazne kolory, odpowiedni kontrast, proste fonty (i mała ich ilość), jasne tło.
4. Nie używaj wbudowanych w program dźwięków (świstów towarzyszących przewijaniu slajdu, etc). Po prostu tego nie rób.
5. Zainwestuj w piękne grafiki! Tu pisaliśmy, skąd pozyskać piękne i darmowe zdjęcia.

Darmowe programy do prezentacji

Znacie Prezi, PowerPointa i Keynote. Kochacie je lub nienawidzicie. To zerknijcie na nasze darmowe propozycje.

• Open Office Impress: prosta, darmowa alternatywa dla Power Pointa, oparta na tej samej filozofii prezentacji (linearność, statyczne slajdy).
• Haiku Deck: na iPady, stworzony do przygotowywania krótkich, prostych, minimalistycznych prezentacji. Urocze!
• SlideDog: dla tych, którzy lubią łączyć różne media, a ich prezentacje zawierają zróżnicowaną treść (tekst, zdjęcia, wideo, muzyka).
• PowToon: do tworzenia animowanych prezentacji. Interesujący!
• Wink: świetny do tworzenia tutoriali. Podobny do PowerPointa, darmowy, wielojęzyczny.
• Projeqt: do prezentacji opartych na zdjęciach, świetny, jeśli chcesz stworzyć klimat.
• BrainShark: jego innowacyjność polega na możliwości wgrania głosu. Do prezentacji towarzyszącej Ci się to nie przyda, ale jeśli chcesz tworzyć materiały edukacyjne, dodanie głosu będzie świetnym rozwiązaniem.

Jak wygłosić porywającą prezentację?

Sposób, w jaki mówisz, jest ważniejszy niż Twoje slajdy.

Panuje przesąd, że trzeba się urodzić z charyzmą i łatwością przemawiania publicznie. To bzdura. Owszem, niektórym jest łatwiej, ale każdy może nauczyć się dobrego przemawiania. Grunt, żeby być przygotowanym.

• Przećwicz prezentację ze stoperem. Zobacz, ile Ci zajmuje wygłoszenie, czy mieścisz się w przewidzianym czasie. Lepiej ją skrócić: organizatorzy będą wdzięczni, publiczność woli krótsze prezentacje, a Ty nie będziesz się stresować, widząc zniecierpliwione twarze. Szanuj czas innych.
• Przećwicz prezentację przed lustrem. Możesz spróbować się nagrać. Czy nie mówisz niewyraźnie? Jak z Twoja mimiką? Tak, w trakcie tego ćwiczenia będziesz się czuł niezręcznie, ale oklaski dnia następnego wynagrodzą Ci trud z nawiązką.
• Nie śpiesz się w trakcie. Lepiej mieć krótszą prezentację, niż ścigać się z czasem, cierpliwością organizatorów i zmęczeniem słuchaczy.
• Mów z głowy, nie czytaj. Miej przygotowany precyzyjny plan i kluczowe pojęcia/ przykłady do kolejnych części (możesz mieć nawet napisany cały tekst: z wyróżnionymi nagłówkami poszczególnymi partiami i zaznaczonymi kolorem frazami, które chcesz zapamiętać), ale mów spontanicznie. Tak, Twoje „ych” i „wiecie Państwo” są lepsze niż mechaniczne czytanie.
• Utrzymuj kontakt wzrokowy z publicznością. To pozwoli nawiązać kontakt, ośmieli słuchaczy do zadawania potem pytań, a także ukaże Cię jako silnego lidera/ liderkę, pewnego swoich słów.
• Jeśli się zgubisz lub pomylisz, przyznaj się. Poproś o chwilę, wróć do notatek. Nie plącz się przez 10 minut, udając, że wszystko w porządku. Marnujesz czas i uwagę swoich słuchaczy, stresujesz się. Jesteś człowiekiem – masz prawo się pomylić i nikt nie będzie miał tego za złe. Irytować może raczej przydługa próba wybrnięcia z wpadki.
• Przygotuj handout: dokument podsumowujący Twoje wystapienie, z danymi kontaktowaymi. Może to być ulotka. Pamiętaj, by słuchacz mógł zabrać sobie materialny ślad po Twojej prezentacji.

Najczęstsze błędy podczas prezentacji:

– Przeładowana, zapisana drobnym drukiem prezentacja: nikt tego nie przeczyta (tym bardziej, że jednocześnie odbiorcy będą próbowali Cię słuchać – rozproszenie między dwiema aktywnościami sprawi, że nie złapią niczego.

– Czytanie slajdów. To tak, jakbyś traktował słuchaczy jak dzieci, którym trzeba przeczytać slajdy, bo sami nie potrafią. Bardzo powszechna i bardzo irytująca praktyka.

– Pośpiech. Nie lubisz wygłaszać prezentacji, czujesz się niepewnie, więc chcesz jak najszybciej skończyć. Chowasz sie w sobie, mruczysz do siebie, mówisz za szybko – po prostu chcesz mieć to z głowy. Wyjścia są dwa: poczuj się pewniej (np. przez ćwiczenia powyżej) albo oddeleguj kogos innego do tej pracy.

– Przesadzanie z rozśmieszaniem i luzowaniem atmosfery. Dobrze rzucić żartem, dobrze porównać Twój produkt do czegoś nieoczekiwanego, ale nie pozwól, by żywioł komiczny zagarnął Twoja prezentację. Pamiętaj: sprzedajesz produkt, nie robisz stand-up. Twoi odbiorcy mogą zapamiętać Twoje żarty, ale zapomnieć, o czym właściwie mówiłeś.

– Nadmiar efektów. Krótki filmik? Świetnie. Ale fruwające slajdy, migające litery, wjeżdżające zdania sprawią, że Twój użytkownik poczuje się jak na karuzeli. Będzie mu trudno odczytać i zapamiętać informacje (bo zbyt krótko będą się wyświetlać).

Lubisz wygłaszać prezentacje? Jakiego narzędzia najczęściej używasz?