Jak SALESmanago pracuje nad wysoką dostarczalnością wysyłanych e-maili swoich klientów?

Wraz z rozwojem firmy i powiększającą się bazą klientów, każdego dnia nasze serwery wysyłają miliony e-maili na różne programy pocztowe dostępne na całym świecie. Jest to ogromne wyzwanie, zważając na fakt, że jeżeli milion e-maili pomnożymy przez 356 dni – to w naszym przypadku daje to wynik równy 6 miliardów wysłanych e-maili w ciągu roku.

Profesjonalnie przygotowana infrastruktura oparta jest o system mailowy postfix, który został mocno dostosowany do naszych potrzeb. Zespół administratorów każdego dnia czuwa nad poprawnością wysyłanych e-maili.

Odpowiadając na pytanie, czy posiadamy limity w wysyłce wiadomości z naszych serwerów, możemy śmiało powiedzieć: NIE. W przypadku nagłego wzrostu liczby e-maili do wysłania, ciągły monitoring pozwala nam szybko reagować i rozdzielać kolejkę na różne maszyny w gridzie, dzięki czemu nie mamy żadnych opóźnień, nawet przy bardzo wysokim obciążeniu.  

Warto zwrócić uwagę na fakt, że wysyłka dużych ilości e-maili to jedno, a drugie to utrzymane wysokiej dostarczalności dla wielu kontaktów w jednym czasie.

Jak monitorujemy procesy wysyłki e-maili?

W tym celu posiadamy odpowiednie autorskie narzędzia, które pomagają analizować ruch, dostarczalność, sprawdzać poprawność konfiguracji serwerów oraz identyfikować potencjalne problemy.

Jednym z tych rozwiązań jest zbiór wielu metryk w jednym czasie. Są to między innymi:

  • obciążenie serwerów,
  • reputacja naszych IP wysyłkowych,
  • analiza blacklist,
  • ilość wysłanych,
  • odbijanych e-maili do domen i serwerów,
  • analiza statystyk dla każdego z naszych klientów osobno,
  • oraz wiele innych.

Poniżej znajdują się przykład analizy dostarczalności wiadomości w podziale na kraje. To autorskie narzędzie pozwala nam na bieżąco analizować, gdzie dostarczamy wiadomości oraz w razie wystąpienia problemów sygnalizuje je. Poprzez to narzędzie możemy zapewnić najwyższą dostarczalność na każdym kontynencie.

Jak utrzymać wysoką dostarczalność?

Na wysoką dostarczalność poza technicznymi elementami, wpływają również:

  • temat wiadomości,
  • treść wiadomości,
  • domena wysyłkowa,
  • reputacja domeny wysyłkowej
  • baza kontaktów, do których wiadomość jest wysyłana
  • liczba wysłanych wiadomości z jednej domeny oraz do jednego kontaktu.

Są to bardzo ważne elementy, gdyż programy pocztowe zwracają na nie uwagę i na ich podstawie potrafią ocenić, czy wiadomość oraz domenę wysyłkową zakwalifikować jako spamerską, czy nie. Jeżeli programy pocztowe zakwalifikują daną domenę wysyłkową jako spamerską, mogą zablokować ją permanentnie i nie będą przyjmować wiadomości z danej domeny pomimo, że wszystkie inne czynniki będą skonfigurowane na najwyższym poziomie.  

Ciekawostka:

Programy pocztowe nie rekomendują otrzymywania wiadomości, które są wysyłane masowo z domen np. @gmail.com / @wp.pl / @yahoo.com, itd. Wiadomości wysyłane z takich domen już na wstępie będą miały dużo trudniejszy próg wejścia. Czyli prawdopodobieństwo zobaczenia przez użytkownika końcowego wiadomości w folderze Odebrane znacznie maleje.

Co wysyłający może zrobić, by podnieść dostarczalność wiadomości, które wysyła?

  1. Lista adresatów – każdy wysyłający powinien mieć listę kontaktów, które wyraziły zgodę na otrzymywanie e-maili (double opt-in).
  2. Konto wysyłkowe – domena wysyłkowa powinna być zautoryzowana poprzez SPF i DKIM. DKIM zapewnia gromadzenie reputacji domeny, która jest jednym z kluczowych elementów wysokiej dostarczalności. Czuwanie nad poprawnością konfiguracji swojej domeny wysyłkowe jest bardzo ważne. Polecamy używać narzędzi zewnętrznych typu: https://postmaster.google.com – dzięki temu będziesz mógł śledzić wiele czynników, które wpływają na Twoją reputację.
  3. Rozgrzewanie konta wysyłkowego – jeśli Twoja domena wysyłkowa jest nowa, pamiętaj, że nie powinieneś wysyłać dużych ilości e-maili na samym początku. Po pierwsze na samym początku musisz rozgrzać swoją domenę, czyli wysyłać małe ilości e-maili do aktywnych kontaktów w niedużych odstępach czasu. Rozgrzewanie domeny może potrwać od 2-8 tygodni. Najlepiej jest używać do wysyłek domeny, która służy już dłuższy czas jako domena wysyłkowa. Absolutnie niedopuszczalną praktyką jest wysyłanie wiadomości do kontaktów, które nie istnieją. To skutkuje spadkami reputacji i obniżeniem statystyk OR (większa ilość maili trafia w SPAM).
  4. Treści e-maili oraz monitoring zgłoszeń SPAM – każdy powinien dbać o treści mailingów, aby nie były one podobne do treści spamerskich. Jest to trudne zadanie, ponieważ w obecnych czasach filtry antyspamowe uczą się same. Im więcej odbiorców oznacza wiadomość jako SPAM, tym gorzej dla Twojej domeny. Feedback od samych odbiorców jest bardzo ważny i jeśli odbiorca uznaje Twoje wiadomości jako spam, to jesteś niemile widziany na jego skrzynce odbiorczej. Na szczęście my czuwamy nad takimi zdarzeniami i jeśli którykolwiek z odbiorców nie życzy sobie otrzymywania e-maili (uznaje wiadomość za SPAM), z automatu wypisujemy taki kontakt z Twojej listy i nie pozwalamy, aby reputacja Twojej domeny ucierpiała w przyszłości. Niestety nie wszystkie programy pocztowe  udostępniają informacje, kto i kiedy kliknął SPAM.

Podane tutaj informacje są tylko poglądowe. Cały proces dostarczalności jest znacznie bardziej skomplikowany i dużo więcej czynników wpływa na to czy dany mail trafi do odbiorcy.

Michał Szygocki
System Administrator

SALESmanago o platforma Customer Engagement, zaprojektowana dla efektywnych i głodnych sukcesu zespołów marketingowych w eCommerce. Dla marketerów, którzy pragną być zaufanymi partnerami dla swoich CEO. Z naszego rozwiązania korzysta ponad 2000 biznesów online średniej wielkości w 50 krajach oraz liczne globalne marki takie jak Starbucks, Vodafone, Lacoste, New Balance czy Victoria's Secret.

SALESmanago zapewnia maksymalizację wzrostu przychodów oraz poprawy wskaźników KPI dla eCommerce wykorzystując trzy zasady: (1) Customer Intimacy, aby stworzyć autentyczne relacje z klientami w oparciu o dane Zero- i First-Party, (2) Precision Execution, aby zapewnić doskonałe omnichannelowe doświadczenie klienta dzięki hiper-personalizacji oraz (3) Growth Intelligence, która łączy wskazówki opracowane przez specjalistów oraz AI, umożliwiając pragmatyczne i szybkie podejmowanie decyzji w celu maksymalizacji efektu.

Czytaj więcej na: www.salesmanago.pl

Pracuj jak dziesięciu najlepszych marketerów naraz! Różnica między Workflow, który działa, a takim, który nie bardzo
Pracuj jak dziesięciu najlepszych marketerów naraz! Różnica między Workflow, który działa, a takim, który nie bardzo

    Lean Marketing wymaga skuteczności, ale taki tytuł może wydawać się przesadą. To nie jest jednak wygórowane oczekiwanie, a propozycja rozwiązania. Jest to wykonalne – jeśli masz odpowiedni Workflow. W tym artykule wyjaśnimy, czym jest Workflow, jak działa, kto odpowiada za jego efektywność, a ostatecznie – jak skorzystać z doświadczenia twórców szablonów. Utrata produktywności […]

[Nowa funkcjonalność] Szablony Workflow opracowane przez ekspertów eCommerce, dopasowane do twoich celów marketingowych
[Nowa funkcjonalność] Szablony Workflow opracowane przez ekspertów eCommerce, dopasowane do twoich celów marketingowych

    Zebraliśmy naszych czołowych ekspertów eCommerce, którzy na co dzień pracują z największymi światowymi markami, aby całkowicie przeprojektować szablony Workflow w naszej Bibliotece. Ludzie ci włożyli tysiące godzin swojego doświadczenia i unikatową wiedzę w stworzenie nowych, ulepszonych szablonów. Wszystko to, aby zaoszczędzić Twój czas. Ponadto, do Biblioteki dodaliśmy Generator Workflow — pierwszą taką funkcję […]

[Nowa Funkcjonalność] Zmaksymalizuj swój wpływ i kontrolę dzięki nowemu eCommerce Dashboard
[Nowa Funkcjonalność] Zmaksymalizuj swój wpływ i kontrolę dzięki nowemu eCommerce Dashboard

    Nasza najnowsza funkcjonalność, eCommerce Dashboard, agreguje dane z platform eCommerce oraz oprogramowania marketingowego i prezentuje je w jednym miejscu, w czasie rzeczywistym, 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Jako, że umożliwia szybki przegląd wydajności sklepu internetowego, a także szczegółowe śledzenie różnych aspektów biznesu, stanowi niezwykle skuteczne, wielokanałowe narzędzie Growth Intelligence.   […]

SALESmanago przeprowadzi się do dedykowanego biurowca w Ocean Office Park na krakowskim Zabłociu
SALESmanago przeprowadzi się do dedykowanego biurowca w Ocean Office Park na krakowskim Zabłociu

    SALESmanago, największa w Polsce i najszybciej rosnąca firma tworząca rozwiązania technologiczne dla eCommerce, we wrześniu przyszłego roku przenosi swoją siedzibę do nowo powstającego Ocean Office Park na krakowskim zabłociu. Grupa Cavatina rozpoczęła już prace nad biurowcem, który zapewni dedykowaną, nowoczesną przestrzeń dla blisko 700 obecnych i przyszłych pracowników SALESmanago.    Charakterystyczny, okrągły Ocean […]

6 prognoz na Black Friday dla eCommerce. Czego oczekuje od Ciebie Internet i co z tym zrobić?
6 prognoz na Black Friday dla eCommerce. Czego oczekuje od Ciebie Internet i co z tym zrobić?

    Black Friday będzie rokiem 2022 w pigułce. Internet pęka w szwach od prognoz i strategii. W tym artykule przedstawiamy sześć najbardziej rozpowszechnionych, istotnych lub po prostu interesujących. Przedstawiamy również nasze podejście do nich. Ale przede wszystkim podpowiadamy, co z nimi zrobić. Na honorowe wyróżnienie zasługują prognozy: zabawki rozejdą się jak świeże bułeczki, ubrania […]

Jak zwiększyć Customer Lifetime Value dzięki platformie Customer Engagement
Jak zwiększyć Customer Lifetime Value dzięki platformie Customer Engagement

    Zwiększanie Customer Lifetime Value to jeden z najskuteczniejszych sposobów na podniesieniea przychodów. W końcu klient, którego już mamy, kosztuje nas znacznie mniej niż konwersja nowego użytkownika. W tym artykule pokażemy cztery scenariusze, w których możesz inteligentnie wykorzystać platformę Customer Engagement, aby zapewnić klientom większą wartość i zarobić więcej pieniędzy w tym procesie.   […]

Idealna strona docelowa – audyt Landing Page’a krok po kroku
Idealna strona docelowa – audyt Landing Page’a krok po kroku

    Wyobraź sobie, że masz niesamowicie efektowną stronę docelową, dzięki której dynamicznie przybywa Ci nowych leadów. Statystyki pną się w górę, a sprzedaż rośnie w oszałamiającym tempie. Jak stworzyć dobry landing page, który przyciągnie uwagę? Landing page, czyli strona docelowa, to miejsce, gdzie po kliknięciu w reklamę lub link w mailu trafia odbiorca. Od dobrze stworzonej […]

SALESmanago wzmacnia zespół C-Level Exec, szykując się na czterokrotny wzrost na terenie Europy, i doskonaląc swoje wsparcie marketerów eCommerce … z głową.
SALESmanago wzmacnia zespół C-Level Exec, szykując się na czterokrotny wzrost na terenie Europy, i doskonaląc swoje wsparcie marketerów eCommerce … z głową.

    26 września 2022, Kraków: Po dziewięciocyfrowej inwestycji ze strony Silver Tree i Perwyn, SALESmanago wzmacnia swój zespół wykonawczy C-Level. Celem jest zwiększyć przychody z 20 do 100 milionów Euro w ciągu najbliższych czterech lat i objąć pozycję europejskiego lidera customer engagement.   Nowi członkowie C-Level to doświadczeni liderzy z organizacji B2B, eCommerce i […]

Badanie firmy Forrester Consulting: 90% firm marketingowych rozpocznie pozyskiwanie Danych Zero-Party w ciągu roku
Badanie firmy Forrester Consulting: 90% firm marketingowych rozpocznie pozyskiwanie Danych Zero-Party w ciągu roku

    Prawie wszyscy przedsiębiorcy planują rozpocząć pozyskiwanie Danych Zero-Party w celu rozwiązania problemu deprecjacji informacji. Jednocześnie, jak pokazują badania Forrestera, mniej niż połowa z nich wie, jak z powodzeniem korzystać z takich zbiorów danych!   W lutym 2022 r. Forrester Consulting przeprowadził ankietę wśród 200 osób decyzyjnych różnych szczebli (manager+), skoncentrowanych na pozyskiwaniu klientów. […]

Czy Customer Engagement Platform to tylko chwytliwy buzzword na CDP?
Czy Customer Engagement Platform to tylko chwytliwy buzzword na CDP?

    Customer Engagement Platform to znacznie więcej niż platforma Customer Data, którą już znasz, być może nawet używasz. Jej funkcje znacznie wykraczają poza zbieranie i ujednolicanie danych, a umacniający wpływ na zespoły marketingowe jest ogromny. W tym artykule szczegółowo wyjaśnimy różnicę między tymi systemami. Aby stawić czoła wyzwaniom obecnej recesji, marketerzy muszą w dużym […]