Jak SALESmanago pracuje nad wysoką dostarczalnością wysyłanych e-maili swoich klientów?

Wraz z rozwojem firmy i powiększającą się bazą klientów, każdego dnia nasze serwery wysyłają miliony e-maili na różne programy pocztowe dostępne na całym świecie. Jest to ogromne wyzwanie, zważając na fakt, że jeżeli milion e-maili pomnożymy przez 356 dni – to w naszym przypadku daje to wynik równy 6 miliardów wysłanych e-maili w ciągu roku.

Profesjonalnie przygotowana infrastruktura oparta jest o system mailowy postfix, który został mocno dostosowany do naszych potrzeb. Zespół administratorów każdego dnia czuwa nad poprawnością wysyłanych e-maili.

Odpowiadając na pytanie, czy posiadamy limity w wysyłce wiadomości z naszych serwerów, możemy śmiało powiedzieć: NIE. W przypadku nagłego wzrostu liczby e-maili do wysłania, ciągły monitoring pozwala nam szybko reagować i rozdzielać kolejkę na różne maszyny w gridzie, dzięki czemu nie mamy żadnych opóźnień, nawet przy bardzo wysokim obciążeniu.  

Warto zwrócić uwagę na fakt, że wysyłka dużych ilości e-maili to jedno, a drugie to utrzymane wysokiej dostarczalności dla wielu kontaktów w jednym czasie.

Jak monitorujemy procesy wysyłki e-maili?

W tym celu posiadamy odpowiednie autorskie narzędzia, które pomagają analizować ruch, dostarczalność, sprawdzać poprawność konfiguracji serwerów oraz identyfikować potencjalne problemy.

Jednym z tych rozwiązań jest zbiór wielu metryk w jednym czasie. Są to między innymi:

• obciążenie serwerów,
• reputacja naszych IP wysyłkowych,
• analiza blacklist,
• ilość wysłanych,
• odbijanych e-maili do domen i serwerów,
• analiza statystyk dla każdego z naszych klientów osobno,
• oraz wiele innych.

Poniżej znajdują się przykład analizy dostarczalności wiadomości w podziale na kraje. To autorskie narzędzie pozwala nam na bieżąco analizować, gdzie dostarczamy wiadomości oraz w razie wystąpienia problemów sygnalizuje je. Poprzez to narzędzie możemy zapewnić najwyższą dostarczalność na każdym kontynencie.

Jak utrzymać wysoką dostarczalność?

Na wysoką dostarczalność poza technicznymi elementami, wpływają również:

• temat wiadomości,
• treść wiadomości,
• domena wysyłkowa,
• reputacja domeny wysyłkowej
• baza kontaktów, do których wiadomość jest wysyłana
• liczba wysłanych wiadomości z jednej domeny oraz do jednego kontaktu.

Są to bardzo ważne elementy, gdyż programy pocztowe zwracają na nie uwagę i na ich podstawie potrafią ocenić, czy wiadomość oraz domenę wysyłkową zakwalifikować jako spamerską, czy nie. Jeżeli programy pocztowe zakwalifikują daną domenę wysyłkową jako spamerską, mogą zablokować ją permanentnie i nie będą przyjmować wiadomości z danej domeny pomimo, że wszystkie inne czynniki będą skonfigurowane na najwyższym poziomie.  

Ciekawostka:

Programy pocztowe nie rekomendują otrzymywania wiadomości, które są wysyłane masowo z domen np. @gmail.com / @wp.pl / @yahoo.com, itd. Wiadomości wysyłane z takich domen już na wstępie będą miały dużo trudniejszy próg wejścia. Czyli prawdopodobieństwo zobaczenia przez użytkownika końcowego wiadomości w folderze Odebrane znacznie maleje.

Co wysyłający może zrobić, by podnieść dostarczalność wiadomości, które wysyła?

1. Lista adresatów – każdy wysyłający powinien mieć listę kontaktów, które wyraziły zgodę na otrzymywanie e-maili (double opt-in).
2. Konto wysyłkowe – domena wysyłkowa powinna być zautoryzowana poprzez SPF i DKIM. DKIM zapewnia gromadzenie reputacji domeny, która jest jednym z kluczowych elementów wysokiej dostarczalności. Czuwanie nad poprawnością konfiguracji swojej domeny wysyłkowe jest bardzo ważne. Polecamy używać narzędzi zewnętrznych typu: https://postmaster.google.com – dzięki temu będziesz mógł śledzić wiele czynników, które wpływają na Twoją reputację.
3. Rozgrzewanie konta wysyłkowego – jeśli Twoja domena wysyłkowa jest nowa, pamiętaj, że nie powinieneś wysyłać dużych ilości e-maili na samym początku. Po pierwsze na samym początku musisz rozgrzać swoją domenę, czyli wysyłać małe ilości e-maili do aktywnych kontaktów w niedużych odstępach czasu. Rozgrzewanie domeny może potrwać od 2-8 tygodni. Najlepiej jest używać do wysyłek domeny, która służy już dłuższy czas jako domena wysyłkowa. Absolutnie niedopuszczalną praktyką jest wysyłanie wiadomości do kontaktów, które nie istnieją. To skutkuje spadkami reputacji i obniżeniem statystyk OR (większa ilość maili trafia w SPAM).
4. Treści e-maili oraz monitoring zgłoszeń SPAM – każdy powinien dbać o treści mailingów, aby nie były one podobne do treści spamerskich. Jest to trudne zadanie, ponieważ w obecnych czasach filtry antyspamowe uczą się same. Im więcej odbiorców oznacza wiadomość jako SPAM, tym gorzej dla Twojej domeny. Feedback od samych odbiorców jest bardzo ważny i jeśli odbiorca uznaje Twoje wiadomości jako spam, to jesteś niemile widziany na jego skrzynce odbiorczej. Na szczęście my czuwamy nad takimi zdarzeniami i jeśli którykolwiek z odbiorców nie życzy sobie otrzymywania e-maili (uznaje wiadomość za SPAM), z automatu wypisujemy taki kontakt z Twojej listy i nie pozwalamy, aby reputacja Twojej domeny ucierpiała w przyszłości. Niestety nie wszystkie programy pocztowe  udostępniają informacje, kto i kiedy kliknął SPAM.

Podane tutaj informacje są tylko poglądowe. Cały proces dostarczalności jest znacznie bardziej skomplikowany i dużo więcej czynników wpływa na to czy dany mail trafi do odbiorcy.