Jak być bardziej produktywnym: 10 aplikacji, które pomagają zwiększać wydajność

Obecnie zbyt wielu pracowników biurowych zmaga się z prokrastynacją, rozproszeniami i brakiem wydajności. Według raportu Udemy z 2018 roku, 78% millenialsów i przedstawicieli Generacji Z przyznaje, że w pracy są rozkojarzeni, a bezproduktywność sprawia, że są zestresowani i zdemotywowani. Czas, który pracownicy spędzają na Facebooku, może corocznie kosztować zatrudniające ich firmy miliony dolarów rocznie! Jeśli ten problem dotyczy też ciebie, to mamy dobrą wiadomość – jak najbardziej jest on do rozwiązania. Możesz sięgnąć po setki sprawdzonych trików czy aplikacji, które pomogą ci wziąć się w garść i porzucić przyzwyczajenia, które zmniejszają twoją produktywność.

Oto jak możesz zwiększyć produktywność dzięki 10 przydatnym aplikacjom:

1. Automatyzuj co się da i oszczędzaj czas

Żyjemy przecież w XXI wieku, więc po co wciąż wykonywać pracę, która może zostać zautomatyzowana? Dobrym przykładem są tutaj kampanie marketingowe. Platforma Marketing Automation, taka jak SALESmanago, jest potężnym narzędziem, które pozwala na zautomatyzowanie kluczowych działań marketingowych. Stwórz workflow, serię zautomatyzowanych akcji (na przykład wysyłka e-maila) aktywowanych wybranym zdarzeniem (np. odwiedzeniem konkretnej strony przez klienta). Nie zaprzątaj sobie niepotrzebnie głowy tym, co może zrobić się samo.

2. Zorganizuj zadania

Panuj nad listą rzeczy do zrobienia i nie marnuj czasu na przypominanie sobie, co dokładnie powinieneś zrobić każdego dnia. Niezanotowane i niezaplanowane zadania zbyt często są zapominane, do czasu, gdy… zbliża się deadline i wpadasz w panikę. Jeśli to brzmi zbyt znajomo, to niewątpliwie potrzebujesz narzędzia do zarządzania zadaniami, na przykład Todoist. To świetny sposób na rozplanowanie każdego dnia, wyznaczenie terminów projektów i odzyskanie kontroli nad obowiązkami zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym.

3. Sprawnie zarządzaj projektami

Istnieje wiele rozwiązań do zarządzania projektami, ale problem z większością z nich polega na tym, że są zbyt skomplikowane i opanowanie ich w zaawansowanym stopniu jest zbyt czasochłonne. Taka aplikacja powinna być rozbudowana, ale prosta w użyciu, jak na przykład Nozbe. To niesamowicie przydatne narzędzie oferuje funkcje zarówno dla małych, jak i dużych zespołów i pomaga w usprawnieniu współpracy nad różnego rodzaju przedsięwzięciami. Udostępniaj projekty nawet osobom, które nie mają konta w aplikacji, deleguj zadania, wgrywaj pliki, dodawaj komentarze i w końcu pracuj skutecznie!

4. Śledź swoją wydajność

Nawet jeśli zaklinasz się, że zaczniesz pracować produktywnie, od czasu do czasu nieświadomie pozwalasz myślom błądzić zamiast skupiać się na ciężkiej pracy. Ale nie martw się, istnieją narzędzia, które pozwalają na zarejestrowanie, ile czasu poświęcasz na pracę, a ile na bujanie w obłokach. Rescue Time to aplikacja, która działa w tle i śledzi czas, który poświęcasz na pracę (albo na prokrastynację) w każdej aplikacji lub na stronie internetowej. W ten sposób masz wgląd w szczegółowe raporty dotyczące czasu spędzonego przy komputerze w sposób produktywny i bezproduktywny.

5. Rejestruj czas poświęcany na każdy projekt

Innym przydatnym rozwiązaniem jest rejestrowanie czasu przeznaczanego na konkretne zadanie, projekt lub na klienta. Taką funkcjonalność znajdziesz w darmowej wersji narzędzia Toggl, aplikacji idealnej dla zespołów, freelancerów i agencji, które dzielą swój czas między różnymi klientami i projektami. Używa się jej niezwykle prosto: wystarczy kliknąć przycisk w aplikacji, by włączyć timer. Następnie możesz przejrzeć rozbudowane raporty z mnóstwem informacji, które pozwolą ci przeanalizować twoją produktywność i wydajność.

6. Nie pozwól, by umknęły ci najlepsze pomysły

Na pewno znasz to uczucie: rewelacyjny pomysł przychodzi do głowy w najmniej spodziewanym momencie: w autobusie, pod prysznicem lub na zakupach. Ale kiedy wreszcie możesz sięgnąć po kawałek papieru, by zapisać swoje przemyślenia… Nie jesteś w stanie przypomnieć sobie nic więcej niż tylko cień tego wspaniałego pomysłu. Wiemy, jak to jest, dlatego polecamy Evernote, narzędzie idealne do sporządzania notatek, przygotowywania podsumowań ze spotkań, tworzenia list oraz organizowania wszystkich obowiązków tak, aby się w nich nie pogubić.

7. Współpracuj produktywnie z twoim zespołem

Quip to narzędzie dla zespołów dostępne na iOS oraz Androida. Udostępniaj dokumenty i arkusze kalkulacyjne współpracownikom i wejdź na zupełnie nowy poziom współpracy dzięki wbudowanemu chatowi, który pozwala dyskutować nad projektami w czasie rzeczywistym. Możesz wykorzystać także dynamiczne dane połączone z arkuszem kalkulacyjnym, by już nigdy więcej nie musieć aktualizować liczb w twoich dokumentach. Twórcy tej appki gwarantują wzrost produktywności o 46% i redukcję liczby spotkań o 38%. Niemożliwe? Przekonaj się o tym na własnej skórze!

8. Skup się na tym, co ważne

Jeśli twoje myśli zbyt często wędrują w niepożądanych kierunkach, powinieneś wypróbować apkę wykorzystującą słynną technikę Pomodoro, na przykład FocusBooster. Sekret tej metody tkwi w 25-minutowych cyklach maksymalnego skupienia, podczas których pracujesz nad jednym, wybranym zadaniem. Po upływie tego czasu aplikacja powiadamia alarmem, że czas zrobić sobie 5-minutową przerwę przed kolejnym 25-minutowym cyklem koncentracji. Po czterech sesjach intensywnej produktywności następuje dłuższa przerwa. Zwolennicy tej techniki przekonują, że pomaga ona zminimalizować rozproszenia i zapewnia lepsze wyniki pracy.

9. Pisz bez zakłóceń

Jeśli twoja praca zawodowa polega głównie na pisaniu, zapewne doskonale znasz czyhające zewsząd rozpraszacze, które sprawiają, że przerywasz tworzenie tekstu w środku zdania. Z pomocą przychodzi narzędzie pomagające w koncentracji podczas pisania, takie jak OmmWriter. Możesz otworzyć aplikację w trybie pełnoekranowym i zablokować wszelkie powiadomienia. Minimalistyczny design i interfejs ograniczony do podstawowych funkcji pomoże ci skupić się wyłącznie na tworzeniu. Jeśli chcesz, możesz także ustawić inspirujące tło lub stymulujący podkład muzyczny.

10. Zrewolucjonizuj swoją komunikację e-mailową

Przejdź na filozofię “Inbox Zero” dzięki wtyczce do Gmaila Boomerang, która wzbogaci ten zwyczajny program pocztowy o nowe, przydatne funkcje, takie jak planowanie wysyłki maili w późniejszym terminie i ustawianie przypomnień o wysyłce follow-upu. Możesz także lepiej organizować swoją skrzynkę mailową dzięki możliwości ukrywania niepotrzebnych maili i wybrania terminu, w którym mają się one ponownie pojawić. W wersji premium znajdziesz ciekawą opcję wykorzystującą Sztuczną Inteligencję do przewidywania prawdopodobieństwa otrzymania odpowiedzi na maila na podstawie liczby słów i pytań czy tonu wypowiedzi.

Mamy nadzieję, że jesteś gotowy pożegnać na dobre szkodliwe nawyki, które ograniczają twoją produktywność (oraz że czytanie tego posta nie było formą prokrastynacji!). Pamiętaj, że wytrwałość jest kluczem do sukcesu i na pewno wkrótce zauważysz efekty zwiększonej produktywności.